Chi cerca un CRM parte quasi sempre dalla domanda sbagliata: quanto costa al mese per utente? La risposta vera sta nel costo totale su tre anni, che include implementazione, integrazioni, formazione e migrazione. Qui la scomponiamo voce per voce, con cifre realistiche per il mercato italiano.
Le voci di costo di un CRM
La spesa di un progetto CRM ha cinque componenti. Le licenze software, il canone per utente al mese. L'implementazione iniziale, configurazione, migrazione dati, eventuali personalizzazioni. Le integrazioni con gli altri sistemi aziendali, gestionale, ecommerce, telefono, email. La formazione della rete vendita. La manutenzione, aggiornamenti, assistenza e modifiche successive.
Chi confronta solo i canoni vede un decimo della spesa. È il motivo per cui tanti progetti CRM sforano: si scopre dopo l'acquisto che il gestionale non parla col CRM, o che il campo in più costa un progetto di personalizzazione.
Esempio concreto: rete vendita di 20 utenti
Prendiamo un'azienda con venti utenti commerciali. Con un CRM closed source di fascia media, i canoni stanno nell'ordine di 60-120 euro al mese per utente per i piani che includono automazioni e report: da 14.000 a 29.000 euro all'anno solo di licenze. L'implementazione iniziale di solito va dai 10.000 ai 30.000 euro una tantum, a cui si sommano formazione e integrazioni. Su tre anni il totale si colloca spesso tra 60.000 e 100.000 euro.
Con Twenty in cloud la voce licenze scende a 9 o 19 dollari al mese per utente, circa 2.200-4.600 euro all'anno per venti utenti. Restano implementazione e formazione, ma il costo software sul triennio passa da decine di migliaia a poche migliaia di euro.
Con Frappe CRM self-hosted le licenze costano zero, essendo AGPL. Si paga un server adeguato, da 50 a 150 euro al mese per una VPS seria con backup, più il setup iniziale e la manutenzione, in genere 1.000-2.000 euro all'anno se affidata a un partner. Il triennio può chiudersi sotto i 15.000 euro totali.
I costi nascosti dei closed source
Oltre ai canoni, i CRM closed source nascondono voci che emergono dopo: utenti stagionali pagati tutto l'anno, moduli aggiuntivi per report avanzati, limiti sulle API che obbligano a piani superiori, storage a pagamento. E il costo di uscita: quando i dati e le automazioni sono dentro un sistema proprietario, migrare significa rifare un progetto.
Con l'open source le stesse voci sono trasparenti: il codice è leggibile, il database è tuo, le API non hanno tier arbitrari. Lo raccontiamo nel dettaglio nel confronto tra CRM open source e closed source.
Cosa fa salire il conto in ogni caso
Tre fattori pesano più del software. La qualità dei dati di partenza: un database clienti sporco allunga la migrazione e ne peggiora l'esito. Il numero di integrazioni: ogni sistema da collegare è un progetto a sé. L'adozione: un CRM che la rete vendita non usa è un costo puro, qualunque licenza si paghi.
Come leggere un preventivo
Un preventivo serio separa sempre licenze, implementazione, integrazioni e manutenzione, e dichiara cosa succede alla fine del contratto: chi possiede i dati, come si esportano, quanto costa uscire. Se queste righe mancano, il preventivo non è completo. Per scegliere chi affianca l'azienda nel progetto, abbiamo scritto una checklist dedicata: come scegliere un consulente CRM.